🔧 GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG
Phần mềm tính cước vận chuyển Logistics quốc tế là giải pháp chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp Forwarder, đại lý vận tải và công ty logistics quốc tế nhằm quản lý toàn bộ quy trình báo giá – đặt chỗ (booking) – đối soát vận đơn một cách tự động, linh hoạt và chính xác.
🎯 Tính năng chính giúp tư vấn và đàm phán hợp đồng chính xác hơn
- ✅ Tính cước nhanh chóng: Dựa trên bảng giá hợp đồng hoặc bảng giá theo từng quốc gia, giúp bạn chốt giá ngay khi tư vấn.
- ✅ Tự động cập nhật phụ phí: Tính chính xác các loại phụ phí (fuel surcharge, remote area fee, v.v…) theo từng tuyến đường và thời điểm.
- ✅ Ước tính lợi nhuận tức thời: Hệ thống cho biết ngay mức lợi nhuận đạt được khi đề xuất giá với khách hàng mới.
- ✅ Hỗ trợ đàm phán nhanh chóng: Cung cấp dữ liệu rõ ràng để thương lượng hợp đồng minh bạch và hiệu quả hơn.
Tạo vận đơn & kiểm soát lợi nhuận chi tiết
📦 Quản lý toàn bộ chi phí vận đơn một cách minh bạch
- 🧾 Tổng cước theo khai báo khách hàng: Tự động tính tổng cước dựa trên trọng lượng mà khách hàng cung cấp.
- 📏 Tổng cước sau khi đo kích thước DIM: Hệ thống so sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo kích thước (DIM) và cập nhật lại cước theo bảng giá của nhà cung cấp (NCC).
- 💰 Tính lợi nhuận chi tiết: Tự động hiển thị mức chênh lệch giá giữa giá bán cho khách hàng và giá mua từ NCC – giúp bạn biết ngay lợi nhuận ròng của từng vận đơn.
🔄 Đối soát giá cước 3 bên & theo dõi công nợ
- 📊 Đối chiếu 3 bên KH – Công ty – NCC: Phân tích sự khác biệt giữa giá cước dự kiến và thực tế để ghi nhận phát sinh hoặc công nợ đúng đắn.
- ⏱ Theo dõi tình trạng công nợ theo từng vận đơn: Hệ thống sẽ đánh dấu từng giai đoạn từ khi tạo vận đơn đến khi hoàn tất công nợ, đảm bảo quy trình tài chính khép kín và minh bạch.
✅ Lợi ích nổi bật dành cho doanh nghiệp logistics
- Tiết kiệm thời gian xử lý hợp đồng và báo giá.
- Tăng độ chính xác trong dự toán chi phí và lợi nhuận.
- Giảm thiểu sai sót khi đối chiếu công nợ và phát sinh không mong muốn.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng với báo giá minh bạch, nhanh chóng.
- Tự động hóa quy trình để dễ dàng quản lý hàng trăm vận đơn mỗi tháng.
🛠️ QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Phần mềm tính cước vận chuyển Logistics quốc tế
| Bước | Nội dung chính |
| 1 | Nhập dữ liệu gốc: Zone, phụ phí, nhiên liệu, contact |
| 2 | Tạo báo giá cho từng khách hàng qua Contact & QuoteEdit |
| 3 | Nhập booking từ form, điền AWB, phụ phí, kiện hàng |
| 4 | Đối soát dữ liệu nhà cung cấp – khách hàng, theo dõi Debits |
- Đối soát:
Hệ thống tự động so sánh:
- Trọng lượng khách hàng khai báo (A)
- Trọng lượng thực tế NCC cung cấp (B)
- Trọng lượng quy đổi theo thể tích DIM (C)
- Phụ phí với khách hàng (1)
- Phụ phí với nhà cung cấp (2)
Và từ đó xác định cách tính cước chính xác theo 2 trường hợp:
Phần mềm tính cước vận chuyển Logistics quốc tế
✅ Trường Hợp 1: Bạn Khai Nhiều Hơn Thực Tế (A ≥ C ≥ B), phụ phí dạng (1) > phụ phí dạng (2)
💡 Bạn đang trả tiền dựa trên mức khai báo cao hơn → có thể có lợi nhuận từ chênh lệch trọng lượng.
Hệ thống sẽ:
- Tính cước với nhà vận chuyển theo C
- Tính phí với khách hàng theo A
- Ghi nhận phần lợi nhuận (A – B)
- Báo phụ phí dạng (1) – dành cho khách
Trường hợp này sẽ không xuất hiện trong đối soát
⚠️ Trường Hợp 2: Khai Báo Thiếu (A < C), phụ phí dạng (1) < phụ phí dạng (2)
💡 Trọng lượng phát sinh nhiều hơn bạn khai → có thể bị nhà vận chuyển thu thêm.
Hệ thống sẽ:
- Tính cước với NCC theo C
- Cập nhật lại phí với khách hàng cũng theo C
- Không có lợi nhuận
- Báo phụ phí dạng (2) – ưu tiên sử dụng để tính lại với khách
📈 Kết Quả: Rõ Ràng – Công Bằng – Không Bị Động
Toàn bộ quy trình được thể hiện chi tiết trong báo cáo đối soát, giúp bạn:
- Biết rõ mình đang lỗ trên từng đơn
- Chủ động làm việc với khách hoặc NCC khi có chênh lệch
- Không lo bị “mất phí” do khai báo sai
- Theo dõi các khoản phải thu tại Debits
🌍 PHẠM VI ÁP DỤNG
Phần mềm phù hợp với:
- Doanh nghiệp vận tải và logistics quốc tế
- Forwarder, Booking Agent, Agency vận chuyển
- Bộ phận Pricing, Customer Service, Billing
- Mọi hình thức vận chuyển: Air – Sea – Express – Road, đa quốc gia, đa tuyến, đa đơn vị cung cấp
📘 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Khởi tạo dữ liệu đầu vào
1.1. Bảng giá cơ sở (Base Rate)
- Mở file Excel, chọn sheet QouteBase.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ TÍNH CƯỚC VẬN TẢI QUỐC TẾ
- Cột Zone: Nhập mã zone (1, 2, 3…) theo quy định của nhà cung cấp.
- Cột Loại hàng: Chọn Doc hoặc Hàng hóa.
- Cột Trọng lượng (kg): Nhập mốc trọng lượng (ví dụ: 1, 5, 10, 20… kg).
- Cột Giá thành (đơn vị): Nhập giá cước tương ứng với mỗi mốc trọng lượng.
- Cột Hiệu lực từ – đến: Nhập ngày bắt đầu và kết thúc hiệu lực bảng giá.
Lưu ý: Không xóa các cột mặc định, chỉ chỉnh sửa ô có giá trị tiền và ngày tháng.
1.2. Bảng phụ phí (Surcharges)
- Chuyển sang sheet Surcharges.
- Mỗi dòng đại diện cho một loại phụ phí:
- Fuel: Phụ phí nhiên liệu, tính theo %.
- Remote Area: Phụ phí vùng sâu.
- Oversize: Hàng quá khổ.
- Pallet: Hàng cần pallet.
- …
- Cột Mức phí: Nhập số tiền hoặc thay đổi sửa lại mức phí của từng phụ phí.
Lưu ý: Phụ phí vùng sâu giữ nguyên cấu trúc. Không thay đổi tên phụ phí.
1.3. Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge)
- Chuyển sang sheet Fuel Surcharges.
- Cột% Phụ phí: Nhập tỷ lệ phần trăm.
- Cột Hiệu lực từ – đến: Nhập khoảng thời gian phụ phí được áp dụng.
1.4. Danh sách Post Code vùng sâu
- Mở sheet Remote Postcodes.
- Dán toàn bộ danh sách post code tải về từ website nhà cung cấp.
- Đảm bảo định dạng mỗi dòng: <Postcode> – <Miêu tả khu vực>.
1.5. Danh sách Quốc gia & Zone
- Mở sheet Country Zones.
- Cột Quốc gia: Nhập tên tiếng Anh đầy đủ, trùng khớp với dữ liệu booking.
- Cột Emergency Situation: Nhập phụ phí khẩn cấp theo từng quốc gia
- Cột Zone_DHL, Zone_UPS, …: Nhập zone tương ứng cho từng nhà cung cấp. Nếu có thêm nhà cung cấp có thể thêm cột ngay sau.
Thêm đối tượng & Tạo bảng giá hợp đồng
2.1. Thêm khách hàng / đại lý / nhà cung cấp
- Vào menu Booking → Home → People.
- Chọn loại đối tượng: Customer, Agent, hoặc Supplier.
- Nhập thông tin:
- Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Quốc gia, Postcode.
- Bảng giá tham chiếu: Chọn bảng giá cơ sở (VD: DHL).
2.2. Tạo bảng giá theo hợp đồng
- Chọn đối tượng đã tạo.
- Click biểu tượng Quote Check.
- Trường hợp 1: Chưa có báo giá → hệ thống thông báo → mở QuoteEdit để nhập thời gian hiệu lực & đơn giá → quay lại Contact và bấm Save Quote.
- Trường hợp 2: Đã có báo giá → điền số thứ tự bảng giá → lặp lại bước lưu như trên.
- Mở sheet QuoteEdit nhập:
- Giá cước tùy theo thỏa thuận.
- Hiệu lực từ – đến.
Tạo vận đơn (Booking)
- Vào Booking → New Booking (bấm +).
- Điền thông tin chung:
- From: Chọn người gửi (Customer/Agent). Nếu mới, nhấn Add New.
- To: Chọn người nhận.
- AWB Number: Nhập mã vận đơn.
- Ngày tạo: Mặc định là ngày hiện tại.
- Nhập chi tiết kiện hàng:
- Loại hàng: DOX hoặc WPX.
- Số kiện: Ví dụ: 2 kiện.
- Khối lượng khai báo (A): Khách hàng cung cấp.
- Kích thước thực tế : Chiều dài, rộng, cao (cm).
- Tự động tính trọng lượng thể tích: (L×W×H)/5000 → trọng lượng B.
- Chọn trọng lượng tính phí: max(A, B).
- Phụ phí & chiết khấu:
- Tích chọn các phụ phí áp dụng.
- Nhập Discount (%) và VAT (%) nếu có.
- Click Save.
🔍 Để tìm và chỉnh sửa booking cũ: chọn AWB → bấm Search → sửa → bấm Save.
Lưu ý: Tiền cước, các khoản phụ phí, trọng lượng sẽ được tính toán tự động theo báo giá, thông tin phụ phí đã tạo.
Đối soát cước & phụ phí
- Vào Home → Debits.
- Chọn khoảng thời gian đối soát (từ ngày – đến ngày).
- Nhấn Load Supplier File → chọn file nhà cung cấp gửi.
- Chọn 1 đối tượng → Click Cross-check → Mở sheet Consolidated Reconciliation
- Danh sách đơn hàng chênh lệch trọng lượng hoặc phụ phí sẽ hiển thị.
- Đánh dấu các đơn hàng cần claim.
Báo cáo công nợ
- Vào Home → Debits..
- Chọn đối tượng (Customer/Agent/Supplier) và khoảng thời gian.
- Click Debit.
- Mở sheet Debit để check và in.
❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Có cập nhật phụ phí theo thời gian được không?
- ✔️ Có. Vào sheet Surcharge hoặc Fuel Surcharge để cập nhật mức mới. Phần mềm sẽ tự tính theo dữ liệu mới nhất.
- Một quốc gia có thể thuộc nhiều Zone không?
- ✔️ Có. Tùy theo nhà cung cấp, bạn có thể gán quốc gia vào nhiều Zone bằng cách giữ cấu trúc Zone đúng chuẩn.
- Phần mềm có hỗ trợ tính phí vùng sâu vùng xa không?
- ✔️ Có. Sheet Remote Area chứa danh sách mã bưu chính (postcode). Nếu đơn hàng trùng mã, hệ thống tự cộng phụ phí.
- Có thể đối chiếu chính xác bill giữa khách và nhà cung cấp không?
- ✔️ Có. Sheet Consolidated Reconciliation giúp bạn so sánh trọng lượng, phụ phí, cước theo từng đơn, phát hiện lệch ngay lập tức.
Xem thêm : FIFO Hải Quan là gì? Phương pháp nhập trước xuất trước chi tiết nhất
✅ KẾT LUẬN
Phần mềm tính cước vận tải quốc tế là công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp logistics hiện đại. Với khả năng tự động hóa báo giá – quản lý booking – đối soát – báo cáo, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
📲 Liên hệ ngay để nhận demo và file mẫu miễn phí!
📞 Hotline: 0984 398 910
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: www.trungnhatgps.com